Innsyn, retting og sletting

Informasjon om personvernrettigheter og ansvar ved skolebruk av 321skole. Skoleeier vurderer forespørsler om elevdata, og Fjord Service bistår etter dokumenterte instrukser og avtalt omfang.

Arbeidsutkast v0.12. Innhold revidert: 12. november 2026.

1. Kontakt skolen eller skoleeier

Elever og foresatte kontakter normalt skolen eller skoleeier om personopplysninger fra undervisningen. Spørsmål til Fjord Service kan sendes til post@321skole.no.

• Skoleeier har ansvar for å vurdere rettighetene og gi svar. Fjord Service bistår skoleeier som databehandler innenfor avtalen.
• Forespørsler om egne private konto- eller kundeforholdsdata kan sendes direkte til Fjord Service.

2. Identitet og sikker utlevering

Før opplysninger utleveres, må mottakerens identitet og eventuell rett til å opptre på vegne av eleven avklares. Oppgi bare det som er nødvendig for å finne riktig elev og arbeid.

• Oppgi gjerne relevant Space, oppgave og tidsrom dersom dette er kjent. Ikke send passord, elevbesvarelser eller hemmelige tilgangslenker i vanlig e-post.
• Ved rimelig tvil om identiteten kan det innhentes flere nødvendige opplysninger. Skolen kan bistå med å finne riktig arbeid når eleven har brukt flere enheter eller tekniske bruker-ID-er.

3. Innsyn, retting og sletting

Du kan be om innsyn i egne personopplysninger, retting av uriktige opplysninger og sletting når vilkårene er oppfylt. Andre personvernrettigheter kan også gjelde, avhengig av behandlingen.

• Innsyn omfatter informasjon om behandlingen og en kopi av personopplysningene. Utleveringen må også ivareta andre elevers rettigheter.
• Skoleeier vurderer om opplysninger skal rettes, suppleres eller slettes. Lovpålagt oppbevaring, for eksempel arkivplikt, kan begrense retten til sletting.

4. Oppbevaring, filer og kopier

Avtaleutkastet foreslår målfrister som må fastsettes med skoleeier: elevarbeid og tilhørende lyd/filer under aktivt undervisningsløp og sletting innen 90 dager etter avtalt avslutning, drifts-/feillogger 30 dager og sikkerhetslogger 90 dager. Skolens instruks, tidligere sletting og tilbakelevering avklares i bilag D. Konkret hendelsesmateriale kan bevares særskilt med dokumentert grunnlag og ny vurderingsdato. Fristene er ikke samlet verifisert håndhevet i drift; rutiner, eksport, kopier og leverandørfrister ferdigstilles separat.

• Firestore-kopier har 14 dagers oppbevaring. Auth- og filbackupområdet har en livssyklusregel som gjør kopier kvalifisert for sletting etter 14 dager og sju dagers soft delete etter faktisk sletting. Tidspunktet for sletting avhenger av når livssyklusregelen kjøres. Oppbevaring av sikkerhetskopier er forskjellig fra fristene for elevarbeid og logger i bilag D.
• Fjerning fra et Space, kontodeaktivering og arkivering er ikke det samme som sletting av innhold.
• Sletting må omfatte relevante vedlegg, filreferanser og håndtering av kopier. Gamle Firebase-tokenlenker og signerte lenker kan kreve særskilt håndtering; medlemsfjerning alene trekker dem ikke nødvendigvis tilbake.

5. Svarfrister og klage

Forespørsler om personvernrettigheter skal besvares uten ugrunnet opphold, normalt innen én måned etter mottak. Eventuell lovlig fristforlengelse må begrunnes og varsles innen den ordinære fristen.

• Fjord Services praktiske bistandsfrister avtales med skoleeier. Avtalen endrer ikke de lovpålagte fristene overfor elever og foresatte.
• Bruk av personvernrettigheter er som hovedregel gratis. Skoleeier skal gi svar på forespørselen og begrunne eventuelle avslag. Du kan klage til Datatilsynet.

Praktisk gjennomføring

Oversikten beskriver rammene for håndtering av forespørsler. Praktiske rutiner for sikker utlevering, eksport, sletting, håndtering av kopier og dokumentasjon av gjennomførte handlinger skal fastsettes og bekreftes i databehandleravtalen og bilagene.

Udir: elevenes personvernrettigheter Datatilsynet: dine rettigheter